Das Thema Virtuelle Assistenz lässt sich von zwei Perspektiven betrachten: Aus der Perspektive der VAs selbst, oder aber aus der Sicht der Auftraggeber:innen. Um diese zweite Perspektive dreht sich dieser Blogbeitrag: Wann lohnt sich die Zusammenarbeit mit einer Virtuellen Assistenz? Und welche Vorteile bringt dies mit sich?
Bist du eine One-(Wo)Man-Show?
Bist du selbst Unternehmer:in und versinkst so langsam aber sicher im Arbeitschaos? Gerade, wenn du als Einzelunternehmer:in unterwegs bist, können einem die ganzen Aufgaben schnell über den Kopf wachsen. Alles erledigt man selbst: Von der Terminplanung, über den Webauftritt, die Verwaltung der Social Media Kanäle, bis hin zur Ausführung diverser Aufträge und der ganzen Buchhaltung. Dass gewisse Dinge dabei auf der Strecke bleiben, ist fast vorprogrammiert. Genau an dieser Stelle kann es sinnvoll sein, sich erste Gedanken über eine potenzielle Zusammenarbeit mit einer VA zu machen. Warum? Damit wieder mehr Zeit fürs Kerngeschäft bleibt und die eigene Energie wieder in Dinge fließt, die einem Freude bereiten. Denn wenn wir uns ehrlich sind: Der Unternehmer:innenalltag bringt eben auch mit Aufgaben mit sich, auf die man gerne verzichten könnte. Tadaa – wie gut, dass es andere Leute gibt, die genau diese Aufgaben gerne übernehmen möchten!
Warum du eine VA brauchst
Es ist unbestreitbar alles andere als einfach, ein Unternehmen aufzubauen. Der Versuch, dabei die ganze Arbeit selbst zu jonglieren, führt in vielen Fällen früher oder später dazu, komplett ausgebrannt zu sein. Klar, am Anfang ist das auch gar nicht anders möglich: Anstatt Geld zu investieren, investieren die viele lieber ihre eigene Zeit, um ihr Unternehmen aufzubauen. Dabei fallen jedoch auch Tätigkeiten an, die einem vielleicht gar nicht so liegen.
Jede:r intelligente Unternehmer:in weiß, wie wichtig ein gutes Skill-Time-Management für das Wachstum eines Unternehmens ist. Das Geheimnis von langfristigem Erfolg liegt daher darin, sich selbst wirklich nur den Dingen zu widmen, in denen man selbst brilliert, und den Rest an qualifizierte Personen auszulagern – zum Beispiel an Freelancer bzw. Virtuelle Dienstleister:innen.
Falls du bis jetzt noch immer nicht genau weiß, was denn überhaupt eine Virtuelle Assistenz ist, hier eine kurze Einführung.
Was ist eine Virtuelle Assistenz (VA)?
Einfach ausgedrückt, ein:e virtuelle:r Assistent:in ist (bestenfalls) ein qualifizierter Fachmann oder eine qualifizierte Fachfrau, mit der Hauptaufgabe, dir das Business-Leben zu erleichtern – und zwar außerhalb der Wände deines Büros. In der Regel sind VAs für eine Vielzahl von Aufgaben nützlich. Von der administrativen Unterstützung bis zur kreativen und technischen Unterstützung kannst du dich auf eine professionelle VA verlassen, wenn du dein Unternehmen von Grund auf ausbauen und gewisse Aufgabenbereiche outsourcen möchtest.
Freelancer vs. VA – Was ist der Unterschied?
Tatsächlich meinen die beiden Begriffe häufig dasselbe. In beiden Fällen geht es darum, dass eine externe Person eine bestimmte Aufgabe aus deinem Arbeitsalltag für dich übernimmt. Ob sich eine Person selbst als VA oder Freelancer bezeichnet, hängt oft auch davon ab, auf welche Aufgabenbereiche sie sich spezialisiert.
Trotzdem verlaufen die Grenzen meist schwammig: Jemand kann zum Beispiel als Social Media Manager:in arbeiten und sich als Freelancer sehen, andere wiederum bezeichnen sich vielleicht als VA und spezialisieren sich genauso auf Social Media Management. Meine persönliche Erfahrung ist es jedoch, dass Freelancer oft eher punktuell für ein bestimmtes Projekt mit Unternehmer:innen „gebucht“ werden, während die Zusammenarbeit mit einer VA langfristig und auf monatlicher Basis erfolgt.
Okay, kommen wir nun zu den Gründen, warum du eine VA brauchst:
5 Gründe, warum du eine VA brauchst
1. Langfristige Kostenersparnis
Wie jetzt? Indem du Geld ausgibst, sparst du ja nichts, oder? Naja, das stimmt zwar, wenn man es wörtlich nimmt. Wer aber unternehmerisch und damit auch langfristig denkt, weiß, dass sich gewisse Investitionen auf Dauer durchaus rentieren. Klar kostet eine gute VA Geld. Aber umgekehrt solltest du dir vor Augen halten, wie viel mehr Zeit du durch das Outsourcing hast, um dich auf größere Projekte zu fokussieren, anstatt dich ständig mit Kleinkram zu beschäftigen, der nur Zeit kostet, die aber keinen großen Gewinn bringt.
Im Vergleich zu fix angestellten Personen sind VAs zudem um einiges kostengünstiger. Nicht, weil sie weniger qualifiziert sind, sondern weil gewisse Posten einfach wegfallen: Du musst dir keine Gedanken über Büroräumlichkeiten, Arbeitsgeräte oder Sozialversicherung etc. machen. Denn Virtuelle Assistent:innen können von überall aus arbeiten und sind für ihr eigenes Unternehmen, diverse Abgaben und ihren Arbeitsplatz selbst verantwortlich.
2. Erhöhte Produktivität
Auch, wenn dies nicht auf alle Leute gleichermaßen zutrifft, gibt es doch eine Menge an Personen, die von sich behaupten, zu Hause produktiver zu arbeiten, als in einem Büro. Dies gilt auch für viele virtuelle Assistent:innen. Als Selbstständige arbeiten sie zwar nicht rund um die Uhr, wissen aber ganz genau, wann sie am produktivsten sind, um sich so mit vollem Fokus deinen delegierten Aufgaben zu widmen. Am Ende erhältst du also erstklassige Dienstleistungen für ein paar Stunden Arbeit. Kein Geschwätz am Arbeitsplatz, keine Kaffeepause oder Ausreden beim Pendeln, wie man sie sonst kennt.
Auch du selbst wirst merken, dass du in deiner Arbeit produktiver wirst, da du dich ab sofort nicht mehr jenen Dingen widmen musst, die bisher einfach reine Energie- und Zeitfresser waren.
3. Fokus auf das Wesentliche
Recherche, Dateneingabe, die Planung der nächsten Social Media Beiträge, die Buchaltung, das Verfassen von Blogbeiträgen, das Aussenden der Newsletter oder das Erstellen von neuen Landingpages, Funnels oder Werbeanzeigen… So viel zu erledigen! Dabei wolltest du dich doch endlich auf dein neues großes Projekt fokussieren. Die Lösung: Schaff dir wieder mehr Freiheit und zeitliche Ressourcen, indem du dir unliebsame Aufgaben einfach an eine (oder mehrere) VA(s) abgibst. Und dann rock das Ding wieder!
4. Sieh es ein: Du bist kein Vollprofi für alles
Du hast keine Ahnung, wie man eine Website baut, willst es aber trotzdem auf Biegen und Brechen alleine versuchen? Nach monatelanger Arbeit bist du immer noch nicht zufrieden und es sieht einfach nicht professionell aus? Oder ärgerst du dich vielleicht, dass du es einfach nicht schaffst, konsistent auf Social Media zu posten und generell fragst du dich, ob das, was du dort machst, überhaupt sinnvoll ist? Oft ist es sinnvoller, sich einzugestehen, dass man eben doch kein:e Superheld:in ist und ALLES gleich gut kann. Lieber eine:n Expert:in heranziehen und einen Haken hinter die Sache setzen.
5. Geringere Verantwortung und mehr Flexibilität
Das Risikomanagement ist ein weiterer Grund, warum Unternehmer:innen VAs die Zusammenarbeit mit VAs schätzen. Auch, wenn die Zusammenarbeit grundsätzlich langfristig ausgelegt ist, bleibt man trotzdem viel flexibler, als wenn man fixes Personal einstellt. Zudem kann es sein, dass du nur über einen gewissen Zeitraum Unterstützung bei einem Proejkt brauchst und dann wieder ein paar Monate ohne VA auskommst. Du bezahlst also immer nur für die Leistungen, die du aktuell wirklich brauchst.
