Gründe für den Start in die Virtuelle Assistenz gibt es viele: Hast du es vielleicht satt, jeden Tag deinem üblichen 9-to-5 Job nachzugehen? Möchtest du ortsunabhängig arbeiten? Mehr Zeit für deine Familie haben und dir deine (Arbeits-)Zeit selbst frei einteilen? Dann bist du hier genau richtig. In diesem Blogbeitrag möchte ich dir 4 Einsteigertipps verraten, wie du dich als VA selbstständig machen kannst, um all die oben genannten Wünsche wahr werden zu lassen.

 

 

Kurzer Exkurs: Was ist eine Virtuelle Assistenz?

 

Als Virtuelle/r AssistentIn arbeitest du mit anderen (Einzel-)UnternehmerInnen zusammen und übernimmst dabei verschiedene Aufgabenbereiche. Welche das sind, hängt ganz von deiner Spezialisierung und Qualifikation ab. Von Social Media Management, E-Mail Management, Copywriting, Content Creation, Grafikdesign, Marketing bis hin zu Recherecheaufgaben, Back-Office-Tätigkeiten oder Buchhaltung kann das alles Mögliche sein. Eines haben alle VAs jedoch gemeinsam: Sie arbeiten ortsunabhängig und selbstständig von ihrem Laptop aus.

 

 

In 4 Schritten Virtuelle/r AssistentIn werden

 

Virtuelle Assistenz kann grundsätzlich jeder werden, der irgendeine Tätigkeit anbieten kann, die sich virtuell ausüben lässt. Die beruflichen Laufbahnen von VAs sind dementsprechend total unterschiedlich: Manche arbeiten schon jahrelang in einem Assistenzjob in einem Büro und bieten dann als VA zum Beispiel diverse Back-Office-Leistungen an, andere kommen aus dem Marketing, Social Media Bereich oder Projektmanagemnt. Und manche sind sogar komplette QuereinsteigerInnen und eignen sich ihre Expertise mit Hilfe von Kursen und Weiterbildungen an, um sich im Laufe der Zeit ein fundiertes Wissen anzueignen und dieses in der Praxis zu festigen.

In vielen Fällen, „wächst“ man als VA auch mit seinen AuftraggeberInnen mit: Während am Anfang einer Zusammenarbeit vielleicht nur ein kleiner Teilbereich ausgelagert wird, sind viele VAs im Laufe der Zeit auch bereit andere Aufgabenbereiche zu übernehmen. Das ist aber individuell und je nach Präferenz beider Seiten unterschiedlich.

Okay, hier sind sie also: Die 4 Schritte, wie dir der Einstieg in die Virtuelle Assistenz gelingen kann!

 

 

Schritt 1: Finde deine Expertise

 

Der erste Schritt, um eine VA zu werden, besteht darin, erst einmal herauszufinden, was du deinen KundInnen überhaupt anbieten kannst. Welche Skills bringst du mit? In welchem Bereichen könntest du (z.B. durch bisherige Jobs) schon Erfahrungen sammeln können, die sich auch virtuell umsetzen lassen? Mach dir ein klares Bild darüber, welche Leistungen, du als Virtuelle/r AssistentIn anbieten und ausüben kannst. Das kann wie gesagt alles Mögliche sein. Hier eine kleine Liste mit typischen VA-Services:

  • Recherchetätigkeiten
  • Dateneingabe
  • Erstellung und Verwaltung von Social Media Content
  • Pinterest Management
  • E-Mail Management
  • KundInnenakquise
  • Textverfassung/Blogging
  • Videobearbeitung
  • Grafikdesign
  • Podcastverwaltung
  • Buchhaltung
  • Projektmanagement

Es liegt also ganz bei dir, welchen Service du anbieten möchtest.

 

 

Schritt 2: Definiere deine KundInnen 

 

Der nächste Schritt besteht darin, herauszufinden, wer deine KundInnen sind und wo du diese findest. Definiere ganz genau für dich, mit wem du arbeiten möchtest. Möchtest du mit EinzelunternehmerInnen zusammenarbeiten, mit Start-ups, Online-UnternehmerInnen, Coaches oder auch mittelständigen oder größeren Unternehmen? Oder möchtest du dich vielleicht unabhängig von der Größe der Unternehmen auf eine bestimmte Branche fokussieren?

Hilfreich ist auch folgende Frage: Welche Branchen oder Unternehmen suchen überhaupt nach den Fähigkeiten und Serviceleistungen, die du besitzt und anbietest? Es ist nicht nur wichtig zu wissen, WAS du überhaupt anbieten kannst, sondern ob diese Services auch überhaupt von dir gebraucht werden.

Überlege dir auch, wie du an potenzielle WunschkundInnen herantreten möchtest und wo du diese am besten findest. Auf Social Media? Über dein Netzwerk und Empfehlungen? Oder willst du bestenfalls von deinen WunschkundInnen über deine Website gefunden werden? Damit wären wir auch schon beim nächsten Punkt:

 

 

Schritt 3: Mach dich sichtbar!

 

Du hast deine Serviceleistungen definiert, weißt, wer deine KundInnen sind und wo du sie finden kannst. Gut. Jetzt geht es darum, deine Leistungen auch nach außen hin sichtbar zu machen. Hierfür gibt es mehrere Möglichkeiten. Keine Angst, du musst nicht von Anfang an alle folgenden Punkte umsetzen, bevor du überhaoupt loslegst. Such dir einfach eine Plattform für deinen Start aus. Wichtig ist einfach, dass du anfängst und den ersten Schritt machst.

 

→ Erstellen einer Website:

Das Erstellen einer Website ist eine hervorragende Möglichkeit, um deine Fähigkeiten übersichtlich zu bündeln. Sie ist quasi deine digitale Visitenkarte. Über Websites können KundInnen problemlos auf dich zukommen. Sie ist aber definitiv keine Voraussetzung für den Start.

 

→ Soziale Plattformen nutzen:

Social Media bietet dir eine weitere Möglichkeit, wie du deine Fähigkeiten und Serviceleistungen auf einfache Weise zeigen kannst. Die Auswahl der geigneten Plattforme(en) hängt dabei stark von deiner Zielgruppe ab. Social Media Kanäle kannst du zudem auch gleichzeitig super nützen, um dich mit anderen VAs zu vernetzen und durch gegenseitiges Verlinken und Markieren deine Sichtbarkeit und Reichweite zu steigern. Schau dich auch unbedingt in Facebook-Gruppen für Virtuelle AssistentInnen um – hier treffen VAs mit AuftraggeberInnen zusammen und es gibt auch immer wieder tolle Ausschreibungen.

 

→ Freelancer Plattformen

Neben Gruppen auf Social Media gibt es auch externe Plattformen, auf denen nach VAs bzw. Freelancern gesucht wird. Die gängigsten sind z.B. upwork.com, freelancer.com oder fiverr.com

Aufpassen: Ich kenne einige VAs, die gute Erfahrungen mit solchen Plattformen gemacht haben und zum Teil sind sie schon lange nicht mehr nur eine Möglichkeit, um möglichst güntige Arbeitskräfte zu buchen. Aber dennoch werden hier zum Teil immer noch sehr geringe Preise geboten. Dann bitte lieber die Finger davon lassen! Zudem kann es sein, dass derartige Websites selbst eine Vermittlungsgebühr o.Ä. einstecken, wodurch dir noch weniger bleibt.

 

 

 

Schritt 4: Erweitere dein Netzwerk

 

Networking ist ein wichtiger Schlüssel für deinen Erfolg als VA. Damit meine ich nicht nur Kontakte mit potenziellen KundInnen, sondern vor allem auch das Netzwerk in der gesamten VA Community. Hier finde ich persönlich es auch total wichtig, von diesem ständigen Konkurrenzkampf zu verabschieden. Anstatt dich von der Expertise oder Erfahrung von anderen VAs einschüchtern zu lassen, sei einfach interessiert, offen und neugierig und sehe es als Inspiration für deinen weiteren Werdegang als VA. Durch regelmäßiges (virtuelles) Netzwerken erhöhst du auch deine Chancen, von deinen VA-KollegInnen weiterempfohlen zu werden.

Je mehr andere VAs du kennst, umso besser wirst du auch die ganze VA-Welt kennenlernen und verstehen. Auf alle deine Fragen gibt es irgendwo eine Antwort und es gibt nichts besseres, als die Antwort von jemandem zu erfahren, der bereits den gleichen Weg gegangen ist, der dir vielleicht noch bevorsteht.

 

 

Schritt 5: Zeige Einsatz und bleib dran

 

Du hast deinen ersten Auftrag erhalten und bist gerade drauf und dran, in die Zusammenarbeit mit deiner/m AuftraggeberIn zu starten? Sehr cool! Dann heißt es jetzt deine Skills unter Beweis zu stellen. Das kann ganz schön aufregend sein – alles ist erst mal neu und ihr müsst euch vermutlich ein bisschen eingrooven, bis alles so richtig läuft wie geschmiert. Aber das ist völlig normal und auch gut so. Du erkennst eine/n gute/n AuftraggeberIn auch daran, ob er/sie sich genügend Zeit gibt, dich ganz genau in seine/ihre Unternehmensstruktur einzuarbeiten. Eine offene und ehrliche Kommunikation ist dabei das A & O.

Scheu dich auch nicht davor, Feedback einzufordern. Das zeigt deine Lernbereitschaft und hilft dir dabei zu evaluieren, was du bereits gut meisterst und wo du noch Nachholbedarf hast. Und wer weiß: Wenn die Zusammenarbeit gut klappt, wirst du vielleicht sogar weiterempfohlen, sodass du schon bald deinen nächsten Auftrag an Land ziehst!