Gründe für den Start in die Virtuelle Assistenz gibt es viele: Hast du es vielleicht satt, jeden Tag deinem üblichen 9-to-5 Job nachzugehen? Möchtest du ortsunabhängig arbeiten? Mehr Zeit für deine Familie haben und dir deine (Arbeits-)Zeit selbst frei einteilen? Dann bist du hier genau richtig. In diesem Blogbeitrag möchte ich dir 4 Einsteigertipps verraten, wie du dich als VA selbstständig machen kannst, um all die oben genannten Wünsche wahr werden zu lassen.
Kurzer Exkurs: Was ist eine Virtuelle Assistenz?
Als Virtuelle:r Assistent:in arbeitest du mit anderen (Einzel-)Unternehmer:innen zusammen und übernimmst dabei verschiedene Aufgabenbereiche. Welche das sind, hängt ganz von deiner Spezialisierung und Qualifikation ab. Von Social Media Management, E-Mail Management, Copywriting, Content Creation, Grafikdesign, Marketing bis hin zu Rechercheaufgaben, Back-Office-Tätigkeiten oder Buchhaltung kann das alles Mögliche sein. Eines haben alle VAs jedoch gemeinsam: Sie arbeiten ortsunabhängig und selbstständig von ihrem Laptop aus.
In 4 Schritten Virtuelle:r Assistent:in werden
Virtuelle Assistenz kann grundsätzlich jeder werden, der irgendeine Tätigkeit anbieten kann, die sich virtuell ausüben lässt. Die beruflichen Laufbahnen von VAs sind dementsprechend total unterschiedlich: Manche arbeiten schon jahrelang in einem Assistenzjob in einem Büro und bieten dann als VA zum Beispiel diverse Back-Office-Leistungen an, andere kommen aus dem Marketing, Social Media Bereich oder Projektmanagement. Andere sind sogar komplette Quereinsteiger:innen und eignen sich ihre Expertise mit Hilfe von Kursen und Weiterbildungen an, um sich im Laufe der Zeit ein fundiertes Wissen anzueignen und dieses in der Praxis zu festigen.
In vielen Fällen, „wächst“ man als VA auch mit seinen Auftraggeber:innen mit: Während am Anfang einer Zusammenarbeit vielleicht nur ein kleiner Teilbereich ausgelagert wird, sind viele VAs im Laufe der Zeit auch bereit andere Aufgabenbereiche zu übernehmen. Das ist aber individuell und je nach Präferenz beider Seiten unterschiedlich.
Okay, hier sind sie also: Die 4 Schritte, wie dir der Einstieg in die Virtuelle Assistenz gelingen kann!
Schritt 1: Finde deine Expertise
Der erste Schritt, um eine VA zu werden, besteht darin, erst einmal herauszufinden, was du deinen Kund:innen überhaupt anbieten kannst. Welche Skills bringst du mit? In welchem Bereichen konntest du (z.B. durch bisherige Jobs) schon Erfahrungen sammeln, die sich auch virtuell umsetzen lassen? Mach dir ein klares Bild darüber, welche Leistungen du als Virtuelle:r Assistent:in anbieten und ausüben kannst. Das kann wie gesagt alles Mögliche sein. Hier eine kleine Liste mit typischen VA-Services:
- Recherchetätigkeiten
- Dateneingabe
- Erstellung und Verwaltung von Social Media Content
- Pinterest Management
- E-Mail Management
- Kund:nnenakquise
- Textverfassung/Blogging
- Videobearbeitung
- Grafikdesign
- Podcastverwaltung
- Buchhaltung
- Projektmanagement
- Community Management
- Unterstützung bei Onlinekurs-Erstellung
Es liegt also ganz bei dir, welchen Service du anbieten möchtest.
Schritt 2: Definiere deine Kund:innen
Der nächste Schritt besteht darin, herauszufinden, wer deine Kund:innen sind und wo du diese findest. Definiere ganz genau für dich, mit wem du arbeiten möchtest. Möchtest du mit Einzelunternehmer:nnen zusammenarbeiten, mit Start-ups, Online-Unternehmer:innen, Coaches oder auch mittelständigen oder größeren Unternehmen? Oder möchtest du dich vielleicht unabhängig von der Größe der Unternehmen auf eine bestimmte Branche fokussieren?
Hilfreich ist auch folgende Frage: Welche Branchen oder Unternehmen suchen überhaupt nach den Fähigkeiten und Serviceleistungen, die du besitzt und anbietest? Es ist nicht nur wichtig zu wissen, WAS du anbieten kannst, sondern ob diese Services auch überhaupt von dir gebraucht werden.
Überlege dir auch, wie du an potenzielle Wunschkund:innen herantreten möchtest und wo du diese am besten findest. Auf Social Media? Über dein Netzwerk und Empfehlungen? Oder willst du bestenfalls von deinen Wunschkund:innen über deine Website gefunden werden? Damit wären wir auch schon beim nächsten Punkt:
Schritt 3: Mach dich sichtbar!
Du hast deine Serviceleistungen definiert, weißt, wer deine Kund:innen sind und wo du sie finden kannst. Gut. Jetzt geht es darum, deine Leistungen auch nach außen hin sichtbar zu machen. Hierfür gibt es mehrere Möglichkeiten. Keine Angst, du musst nicht von Anfang an alle folgenden Punkte umsetzen, bevor du überhaoupt loslegst. Such dir einfach eine Plattform für deinen Start aus. Wichtig ist einfach, dass du anfängst und den ersten Schritt machst.
→ Erstellen einer Website:
Das Erstellen einer Website ist eine hervorragende Möglichkeit, um deine Fähigkeiten übersichtlich zu bündeln. Sie ist quasi deine digitale Visitenkarte. Über Websites können Kund:innen problemlos auf dich zukommen. Sie ist aber definitiv keine Voraussetzung für den Start.
→ Soziale Plattformen nutzen:
Social Media bietet dir eine weitere Möglichkeit, wie du deine Fähigkeiten und Serviceleistungen auf einfache Weise zeigen kannst. Die Auswahl der geigneten Plattforme(en) hängt dabei stark von deiner Zielgruppe ab. Social Media Kanäle kannst du zudem auch gleichzeitig super nützen, um dich mit anderen VAs zu vernetzen und durch gegenseitiges Verlinken und Markieren deine Sichtbarkeit und Reichweite zu steigern. Schau dich auch unbedingt in Facebook-Gruppen für Virtuelle Assistent:innen um – hier treffen VAs mit Auftraggeber:innen zusammen und es gibt auch immer wieder tolle Ausschreibungen.
→ Freelancer Plattformen
Neben Gruppen auf Social Media gibt es auch externe Plattformen, auf denen nach VAs bzw. Freelancern gesucht wird. Die gängigsten sind z.B. upwork.com, freelancer.com oder fiverr.com
Aufpassen: Ich kenne einige VAs, die gute Erfahrungen mit solchen Plattformen gemacht haben und zum Teil sind sie schon lange nicht mehr nur eine Möglichkeit, um möglichst günstige Arbeitskräfte zu buchen. Aber dennoch werden hier oft immer noch sehr geringe Preise geboten. Dann bitte lieber die Finger davon lassen! Zudem kann es sein, dass derartige Websites selbst eine Vermittlungsgebühr o.Ä. einstecken, wodurch dir noch weniger bleibt.
Schritt 4: Erweitere dein Netzwerk
Networking ist ein wichtiger Schlüssel für deinen Erfolg als VA. Damit meine ich nicht nur Kontakte mit potenziellen Kund:innen, sondern vor allem auch das Netzwerk in der gesamten VA Community. Hier finde ich persönlich es auch total wichtig, von diesem ständigen Konkurrenzkampf zu verabschieden. Anstatt dich von der Expertise oder Erfahrung von anderen VAs einschüchtern zu lassen, sei einfach interessiert, offen und neugierig und sehe es als Inspiration für deinen weiteren Werdegang als VA. Durch regelmäßiges (virtuelles) Netzwerken erhöhst du auch deine Chancen, von deinen VA-Kolleg:innen weiterempfohlen zu werden.
Je mehr andere VAs du kennst, umso besser wirst du auch die ganze VA-Welt kennenlernen und verstehen. Auf alle deine Fragen gibt es irgendwo eine Antwort und es gibt nichts besseres, als die Antwort von jemandem zu erfahren, der bereits den gleichen Weg gegangen ist, der dir vielleicht noch bevorsteht.
Schritt 5: Zeige Einsatz und bleib dran
Du hast deinen ersten Auftrag erhalten und bist gerade drauf und dran, in die Zusammenarbeit mit deiner/m AuftraggeberIn zu starten? Sehr cool! Dann heißt es jetzt deine Skills unter Beweis zu stellen. Das kann ganz schön aufregend sein – alles ist erst mal neu und ihr müsst euch vermutlich ein bisschen eingrooven, bis alles so richtig läuft wie geschmiert. Aber das ist völlig normal und auch gut so. Du erkennst gute Auftraggeber:innen auch daran, ob sie sich genügend Zeit nehmen, dich ganz genau in die Unternehmensstruktur einzuarbeiten. Eine offene und ehrliche Kommunikation ist dabei das A & O.
Scheu dich auch nicht davor, Feedback einzufordern. Das zeigt deine Lernbereitschaft und hilft dir dabei zu evaluieren, was du bereits gut meisterst und wo du noch Nachholbedarf hast. Und wer weiß: Wenn die Zusammenarbeit gut klappt, wirst du vielleicht sogar weiterempfohlen, sodass du schon bald deinen nächsten Auftrag an Land ziehst!
